Tagesplanung

Persönliche Leistungskurve

Nach der Mittagszeit kommt bei den meisten Menschen in ihrer täglichen Leistungskurve ein etwa halbstündiges Tief. Durch Konzentrationsmangel kann in diesem Zeitraum keine vollwertige Arbeit geleistet werden. Arbeitspsychologen plädieren aus diesem Grunde dafür, dass man  Arbeitnehmern eine kurze Mittagsruhe gewähren sollte.

Ein reiner Morgenmensch mit der besten Leistungszeit des Tages am Vormittag hat dann auch weder die Energie noch die Motivation, um am Abend noch Wesentliches zu leisten. Bei einem Abend oder Nachtmensch ist es dann entsprechend umgekehrt. Zum Kennenlernen der individuelle Leistungskurve ist es wichtig sich selbst etwa eine Woche lang gut zu beobachten und zu notieren, wann die beste und effektivste Arbeit geleistet werden kann. Aber auch kleine oder große Tiefpunkte der Leistungskurve sind nicht velorene Zeit. Sie lassen sich z.B. für Einkäufe nutzen oder zum Smalltalk mit dem Chef oder zum Gedankenaustausch mit den Arbeitskollegen.

Dies zeigt, dass beim Zeitmanagements unsere persönliche Leistungskurve und bei derr Tagesplanung die individuelle Belastbarkeit berücksichtigt werden sollte.

Bevor wir unten Tipps zur Tagesplanung geben wollen wir uns einige Gedanken zur Wichtigkeit des Zeitmanagements machen. Zeitmanagement ist Selbstmanagement, denn Zeit läßt sich nicht managen und manipulieren. Wir haben nicht die Wahl, ob, sondern lediglich wie wir unsere Zeit nutzen wollen. Wir müssen also unser Selbstmanagement in Relation zur Zeit zu betreiben. Erfolgreiches Zeitmanagement bringt mehr Übersicht über anstehende Aktivitäten und Prioritäten und schafft mehr Freiraum für Kreativität. Die eigene Einstellung zur Zeit und zum Umgang mit der Zeit sind der Schlüssel zum eigenen Zeitmanagement, d.h. wir bestimmen selbst, ob wie unsere Zeit sinnvoll nutzen.

Ein Vorschlag zur Vorgehensweise:

1.    Überfliegen Sie die folgenden Seiten zunächst einmal

2.    Vergeben Sie für jeden Gedankenanstoß eine persönliche Priorität:
    A = will ich auf jeden Fall in die Tat umsetzen
    B = gehe ich im nächsten Anlauf an, wenn ich alle "A's" umgesetzt habe
    C = betrifft mich weniger oder gar nicht

3.    Entwickeln Sie, was Sie bis wann umsetzen möchten. Konzentrieren Sie sich zunächst auf alle A-Prioritäten und nehmen Sie die B-Prioritäten erst dann in Angriff, wenn Sie die A's zufriedenstellend in die Tat umgesetzt haben. Passen Sie die Anfordernisse immer wieder neu an Ihr Aufgabengebiet an. Diskutieren Sie auch die einzelnen Punkte mit anderen  und holen Sie wertvolle Anregungen.

4.    Nehmen Sie sich nicht zu viel auf einmal vor, denn es gilt:

Es ist nicht genug zu wissen, man muß es auch anwenden.
Es ist nicht genug zu wollen, man muß es auch tun.

Tipp 1: Schreiben Sie das "Drehbuch" des morgigen Tages!

Schreiben Sie nicht nur die Dinge auf, die Sie erledigen müssen, sondern auch die, die Sie erledigen wollen. Es ist Ihr Tag! Und der erste vom Rest der 26.500 (statischen) Tage Ihres Lebens!

Nehmen Sie sich am Vorabend 10 Minuten Zeit, um den nächsten Tag schriftlich vorzubereiten und lassen Sie ihn in Ihren Gedanken schon einmal ablaufen!

Tipp 2: Planen Sie Ihren Tag realistisch!

Schaffen Sie sich Übersicht über den nächsten Tag!
Wenige gut erledigte Aufgaben freuen Sie mehr als viele unerledigte. Deswegen überfordern Sie Ihre Tagespläne nicht, denn damit überfordern Sie sich selbst.
Schätzen Sie grob den Zeitbedarf der Aufgaben - passen diese überhaupt in den Tag hinein?

Tipp 3: Planen Sie Zeiträume für Unvorhergesehenes ein (Pufferzeiten)!

Verplanen Sie maximal 60% Ihrer Arbeitszeit und reservieren Sie 20% für unerwartete Aktivitäten oder Störungen. Die restlichen 20% sollten für spontane und kreative Aktivitäten, wie plötzlich auftretende Probleme u.ä., reserviert bleiben.

Tipp 4: Setzen Sie eindeutige Prioritäten!

Richtig Prioritäten setzen heißt, darüber zu entscheiden, welche Aufgaben erstrangig und welche zweitrangig sind.
Versehen sie jede Aufgabe (auch Telefonate und Besprechungen) mit einer Priorität!

Beispiel:     
A =    Diese Aufgabe muß ich heute unbedingt erledigen. Sie ist für meinen persönlichen und beruflichen Erfolg äußerst wichtig.
B =     Ich sollte nach Möglichkeit diese Aufgabe heute erledigen.
C=     Ich kann diese Aufgabe noch machen, falls es meine Zeit erlaubt.

Und denken Sie daran:

Viele WICHTIGE Aufgaben sind zunächst nicht DRINGEND.
Die meisten DRINGENDEN Aufgaben sind oft nicht WICHTIG.
Lassen sie nie WICHTIGE Aufgaben DRINGEND werden.

Tipp 5: Planen Sie eine "Stille Stunde" ein!

Wenn Sie dauernd gestört oder in Ihrer Arbeit unterbrochen werden, tritt der sogenannte "Sägeblatt -Effekt" auf:
In dem Moment, in dem Sie nur für einen kurzen Augenblick von Ihrer momentanen Aufgabe abgelenkt werden, bedarf es einem zusätzlichen Energie- und Zeitaufwand, bis Sie an der gleichen Stelle weiterarbeiten
können.

1.    Planen Sie für sich selbst eine Stille Stunde während der offiziellen Arbeitszeit ein, in der Sie nicht nur (zufällig)  nicht gestört werden, sondern auch WISSEN, daß Sie von niemanden gestört werden!

2.    Konzentrieren Sie sich während Ihrer Stillen Stunde auf wenige und wirklich wichtige A-Aufgaben.

3.    Berücksichtigen Sie bei der Planung Ihrer Stillen Stunde die störarmen  und störanfälligen Tageszeiten.

4.    Respektieren Sie auch die Stillen Stunden Ihrer Kollegen/Innen.

5.    Halten Sie Ihr Versprechen, in dem Sie nach der Stillen Stunde alle aufgelaufenen und vereinbarten Rückrufe auch wirklich erledigen:

Tipp 6: Bereiten Sie sich mental auf den Tag vor!

Das Geheimnis wirklich erfolgreicher Sportler ist es nicht nur physisch fit zu sein,
sondern den Wettkampf auch mental im Griff zu haben.
Programmieren Sie sich auf Erfolg und setzen Sie sich in Gedanken mit dem
nächsten Tag auseinander.

Was kann ich tun, um dem morgigen Tag möglichst viel Spaß und Freude
abzugewinnen?

Wie kann mich dieser Tag meinen Zielen näherbringen?

Mit wem werde ich morgen zusammenkommen?

Wie stehe ich zu ihm/zu ihr?

Wem könnte ich morgen eine Freude bereiten? Auch mir selbst? Wie?

Welche Probleme oder Schwierigkeiten könnten auf mich zukommen? Und
wie könnte ich diese lösen?

Tipp 7: Geben Sie jedem Tag einen Höhepunkt! (privat oder beruflich)

Antworten Sie auf folgende Fragen einmal ganz spontan: 

An welche Tage können Sie sich im letzten Monat noch gut erinnern?
An welche Tage im vergangenen Jahr?
An welche Tage in den letzten fünf Jahren?...

Aber
vielleicht möchten Sie aufhören, "normal" zu sein und damit beginnen, von
heute ab, jedem Tag Ihres Lebens einen besonderen Wert zu geben?!

Tipp 8: Beginnen Sie Ihren Tag in guter Stimmung!

Freuen Sie sich auf den vor Ihnen liegenden Tag. Nehmen Sie sich am Morgen wirklich Zeit zum Aufwachen, zur Morgentoilette und zum Frühstück. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Fahrt ins Büro. Vom richtigen Start in
den Tag hängt auch das weitere Gelingen und Ihre gute Laune ab. Hektik, die schon zu Hause mit in die Arbeit gebracht wird, setzt sich dort dann häufig fort.

Ein Tipp: Werden Sie Mitglied im 6 Uhr-Club. Versuchen Sie einmal, um diese Zeit aufzustehen. Sie werden bemerken, daß diese Tageszeit eine ganz besondere Qualität hat.

Tipp 9: Beginnen Sie Ihre Arbeit möglichst zum gleichen Zeitpunkt!

Der Mensch ist ein "Gewohnheitstier". Wenn Sie jeden Morgen zur gleichen Zeit im Büro sind, konditionieren Sie sich damit, zu dieser Zeit arbeitsbereit zu sein. Legen Sie die Schwerpunktaufgabe an den Tagesbeginn!
Ihr absolutes Leistungshoch liegt dann am Vormittag.

Tipp 10: Werden Sie ein "Anti-Grübel-Meister"!

Die meisten Ideen kommen dann, wenn man Sie nicht braucht und wenn man Sie braucht kommen Sie nicht! Machen Sie Ihren Kopf frei! Notieren Sie jede Idee, jeden Verbesserungsvorschlag sofort an die richtige Stelle in Ihrem Zeitplanbuch oder auf einem Diktiergerät. Wenn der Kopf frei ist, können Sie sich auf die momentane Aufgabe und deren optimale Erledigung konzentrieren.

Tipp 11: Vermeiden Sie ungeplante impulsive Tätigkeiten!

Reißen Sie sich nicht selbst durch irgendwelche spontanen Gedanken aus der Arbeit. Falls Ihnen ein Einfall kommt ("Muß unbedingt das Auto zur Inspektion bringen"), machen Sie sich eine kurze Notiz darüber ins Zeitplanbuch, und erledigen Sie diese zu einem geplanten Zeitpunkt. Sie ersparen sich dadurch unnötige Wiederanlaufzeit, bis Ihre Gedanken wieder bei der Sache sind. 

Tipp 12: Erledigen Sie ähnliche Aufgaben in Serienproduktion!

Erledigen Sie Routineaufgaben und sogenannten Kleinkram in Serienfertigung, indem Sie gleichartige Aufgaben zu Arbeitsblöcken zusammenfassen. Dies hat den Vorteil, daß Sie Ihre Arbeitsgänge nur einmal vorzubereiten brauchen und bei Tätigkeiten gleicher Art bleiben.

Tipp 13: Schließen Sie angefangene Aufgaben sinnvoll ab!

Vermeiden Sie "Arbeitsspringerei" und versuchen Sie, angefangene Dinge immer zu Ende zu bringen (oder wenigstens an einer sinnvollen Stelle zu unterbrechen).

Tue, was Du tust!

Erfolgreiche Menschen zeichnen sich u.a. dadurch aus, daß sie es schaffen, sich während einer bestimmten Zeit immer nur auf auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren. Sie erledigen also immer nur eine Sache auf einmal, diese
jedoch konsequent und zielbewußt.Sie werden schnell feststellen, daß nicht nur Ihre Arbeit an Qualität gewinnt, daß Sie weniger Fehler machen, weil Sie mit Ihren Gedanken bei der Sache sind - auch Ihre Zeit bekommt eine ganz
andere Qualität, Sie werden Dinge wahrnehmen, die Sie bisher gar nicht beachtet haben.

Tipp 14: Werden Sie ein "Leertischler". 

Hierbei gilt das Sprichwort "Aus den Augen - aus dem Sinn! " Wenn Ihr Schreibtisch mit Unterlagen überfüllt ist, dann haben Sie diese Dinge eben "direkt vor Augen", also auch "im Sinn". Sich hierbei noch auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren grenzt an ein Wunder - Ihre Gedanken müssen zwangsläufig abschweifen.

Tipp 15: Machen Sie mal Pause!

Zu langes, intensives Arbeiten macht sich nicht bezahlt, da die Konzentration und Leistungsfähigkeit nachlassen und sich Fehler einschleichen. Betrachten sie Pausen nicht als Zeitverschwendung, sondern als erholsames Energietanken. Legen Sie deswegen kurze, aber regelmäßige Pausen ein. Entspannen Sie sich, indem Sie sich kurz bewegen.

Tipp 16: Bevor Sie nach Hause gehen...

Am Ende eines Tages - müde und abgeschafft – kann es schwerfallen Ordnung in das kreative Chaos auf dem Schreibtisch zu bringen. Aber versuchen Sie es doch einfach einmal. Es ist ein kleiner, aber nicht unwesentlicher Schritt, den nächsten Tag mit guter Laune zu beginnen.Versuchen Sie deswegen, kleinere Arbeiten, wie Post durchsehen, Kopien machen u.ä. auf jeden Fall noch diesen Tag zu beenden.

Bereiten Sie Ihren Tag nach!

Als erstes sollten Sie alle heute nicht erledigten Dinge auf das Tagesplanblatt des nächsten Tages übertragen. Nehmen Sie sich noch ein paar Minuten Zeit und reflektieren Sie über diesen Tag. Wie gut ist er gelaufen? Was hätten Sie besser machen können?
Eine hervorragende Nachbereitungsmethode ist die 5-Finger-Technik, die sich
an den Anfangsbuchstaben der Finger orientiert:

Daumen -> Denkergebnisse:
Welche Erfahrungen, Erkenntnisse habe ich heute gewonnen?

Zeigefinger -> Zielerreichung:
Was habe ich heute geschafft und geleistet, das mich meinen
persönlichen und den Zielen des Unternehmens näherbringt?

Mittelfinger -> Mentalität:
Wie war heute meine vorherrschende Stimmung und Gemütslage?

Ringfinger -> Ratgeber, Hilfe:         
Womit habe ich anderen heute geholfen, eine
Freude gemacht, einen Nutzen geboten?

Kleiner Finger -> Körper:
In welcher körperlichen Verfassung war ich heute?
Was habe ich heute für meine Gesundheit getan?

Als kleinerer Einstieg in eine systematische Zeitplanung neben den oben aufgeführten ausführlichen Tipps sei noch die sogenannte A-L-P-E-N Methode erwähnt. Sie benötigt täglich nur 8 Minuten und soll ebenso helfen Zeit für das Wesentliche zu schaffen und zu optimieren.

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